Руководство предприятия может сэкономить немало средств, передав ведение бухгалтерского и налогового учета на аутсорсинг в специализированные компании. Но если сторонний исполнитель окажется нерадивым, то последствия будут самыми серьезными.
Владелец и руководитель небольшой компании, поставляющей на российский рынок узкоспециализированную технику, решил расширить бизнес и запустить еще одну структуру. Бухгалтерское обеспечение он отдал на аутсорсинг сторонней организации. Пока шли поиски помещения и формировался штат работников, новая компания не вела деятельности. И через несколько месяцев выяснилось, что ее счета закрыты. Оказалось, что в конторе, обслуживающей бухгалтерию предприятия, все это время даже не думали готовить баланс. «Вы же не работали», — заявили ошарашенному предпринимателю сотрудники аутсорсинговой компании. Однако руководителя поставщика столь низкий уровень квалификации контрагентов, которые ничего не слышали о нулевом балансе, не остановил. Он заявляет, что лучше несколько дней в году проведет в налоговой инспекции, лично исправляя допущенные ошибки, чем будет переплачивать штатному бухгалтеру.
Желание сэкономить на высококлассных специалистах — основная причина, по которой предприниматели отдают бухгалтерское обслуживание своих компаний на аутсорсинг. По оценкам экспертов, оплата труда штатного квалифицированного бухгалтера в составе небольшой компании вряд ли ниже 30 тыс. рублей в месяц. А если речь идет об организации, относящейся к категории среднего бизнеса, то ежемесячная зарплата бухгалтера, скорее всего, будет не менее 50-60 тыс. рублей.
«Иногда просто нерационально содержать бухгалтера в штате — выгоднее отдавать подготовку и сдачу бухгалтерской отчетности на аутсорсинг, — подтверждает аналитик ИК «Инвесткафе» Андрей Сахаров. — Как правило, индивидуальный предприниматель на обычном режиме бухгалтерской отчетности, чье предприятие имеет небольшую выручку, плохо разбирается в бухучете. Перейдя на удаленную систему обслуживания, он реально сохранит часть денег, которые полезнее пустить в оборот».
Перевод бухгалтерской отчетности на аутсоринг действительно обойдется предпринимателю в незначительные суммы. В среднем по рынку подготовка и сдача нулевого баланса аутсорсерами стоит порядка 3 тыс. рублей в квартал. За баланс, в котором нужно обработать не более 10 операций, придется заплатить 5 тыс. рублей, а за сотню операций — около 10 тыс. рублей.
Это в разы меньше зарплаты собственного бухгалтера. Неслучайно все больше предпринимателей выбирают удаленную форму обслуживания бухгалтерской и налоговой отчетности, при помощи которой экономят до 50% затрат, связанных с содержанием штатной бухгалтерии. Также расходы уменьшаются за счет снижения административной нагрузки на организацию рабочего места сотрудников. Кроме того, у аутсорсеров уходит меньше времени на выполнение работы, так как часто они имеют дело с типовыми задачами и уже отработали алгоритм.
По оценкам аналитиков ИК «Инвесткафе», объем рынка аутсорсинговых услуг этого сектора составляет порядка 1 млрд. рублей. Фактором роста здесь является вовлечение все новых игроков, которые ищут наиболее оптимальные варианты затрат на фоне возможной повторной волны кризиса.
Немало и таких организаций, которые даже не задумываются о передаче бухгалтерии на аутсорсинг. «В нашей компании подобная идея никогда не рассматривалась, так как в случае возникновения проблем невозможно будет найти ни «крайнего», ни ответственного. Когда бухгалтерию ведут штатные сотрудники, мы прекрасно знаем, кто и чем занимается, и можем контролировать процесс», — комментируют в бухгалтерском отделе компании «Аплана Софтвер».
Повышенные риски в связи с некачественно выполненной работой внешним подрядчиком — вот оборотная сторона экономии на собственном бухгалтере. «Если отчетность подготовлена и сдана несвоевременно или не в полном объеме, то у налоговых органов возникают претензии, а это чревато штрафами или пересчетом налоговых платежей», — отмечает Андрей Сахаров. Таким образом, некачественная работа аутсорсера трансформируется в дополнительные финансовые издержки для предприятия. А в упоминавшемся выше случае из практики компании, поставляющей высокотехнологичное оборудование, ее руководитель потратил лишнее время.
Риск особенно возрастает в тех случаях, когда в качестве аутсорсера выступает небольшая структура, которая зарабатывает за счет привлечения большого количества клиентов и зачастую не справляется с объемом работы. Да и квалификация специалистов таких компаний, по мнению одного из инспекторов Федеральной налоговой инспекции, обычно оставляет желать лучшего. «Наш опыт работы с аутсорсерами показывает, что документы они собирают и готовят просто безобразно. Порой создается впечатление, что они никогда и не слышали про НДС или экспортные ставки», — рассказывает налоговый инспектор.
Сотрудникам инспекции все чаще приходится сталкиваться с представителями таких компаний, которых они называют «гастарбайтерами». Как правило, это люди без должного уровня образования, выполняющие самую черновую бухгалтерскую работу. «Их обязанность — принести дела или доверенности в инспекцию и как можно быстрее их сдать, но никакой ответственности за данные, отраженные в документах, такие люди не несут, в отличие от штатных бухгалтеров в организациях. С ними мы всегда на связи, решаем различные вопросы, то есть ведем конструктивный диалог», — подытоживает федеральный инспектор.
Кроме того, при передаче бухгалтерии на аутсорсинг возникает риск утечки важной коммерческой информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия, разглашения банковской тайны или даже персональных данных сотрудников компании. Такие сведения могут оказаться ценным приобретением для конкурентов.
Услуги хороших аудиторских компаний, которые готовы нести ответственность за риски и защищать интересы своих клиентов в суде, стоят значительно дороже. Тарифы таких аудиторов сопоставимы с затратами на штатного бухгалтера. Однако есть и преимущества по сравнению с содержанием собственной бухгалтерии. «Крупные аудиторские конторы предлагают целый комплекс услуг, — отмечает Максим Бессмертный, руководитель отдела консалтинга «Бернстайн энд Дракер Аудит». — Помимо подготовки бухгалтерской и налоговой отчетностей они анализируют качество входящих документов, помогают оптимизировать налоги в рамках существующего законодательства, консультируют руководство и контролируют бухгалтеров как аудиторы».
Поэтому иногда даже крупным компаниям выгодно передать на аутсорсинг какой-либо участок бухгалтерии. Многим требуется выполнение разового задания, для чего не имеет смысла нанимать временного сотрудника или отвлекать от текучки штатного. Например, аутсорсерам можно заказать перевод отчетности на международные стандарты или разработку схемы поставки продукции в другое государство — такая работа требует специальных знаний, которыми могут не обладать штатные бухгалтеры. В одной из аудиторских компаний отметили, что подобными услугами пользуется один из лидеров российского фармацевтического рынка — «Протек» (в самой компании эту информацию отказались комментировать), а также некоторые дочерние структуры «Аэрофлота».
Представители малого и микробизнеса вряд ли могут стать клиентами крупных аудиторских компаний. Если не рассматривать «затратного» бухгалтера в штате, то руководителям малых предприятий остается либо начать осваивать бухгалтерию самостоятельно и тем замкнуть всю ответственность на себя, либо все же довериться профессионалам, услуги которых они способны оплатить.
В этом случае, отмечают эксперты, очень важно не отдавать стороннему подрядчику ключевые функции, влияющие на ведение бизнеса. Не стоит уводить на аутсорсинг подготовку таких бухгалтерских документов, как счета или акты. «Я бы рекомен-
довала в обязательном порядке оставлять на предприятии управленческий учет — это важнейший инструментарий, который обеспечивает управленческий аппарат информацией для планирования и контроля за деятельностью организации. Руководитель должен иметь возможность оперативно получать все данные о работе своей компании», — отмечает директор CSL consulting Татьяна Тихомирова.
Хотя бы частично обезопасить бизнес руководство малых предприятий может при помощи грамотно составленных договоров на предоставление аутсорсинговых услуг. В документе как минимум должны быть прописаны права и обязанности обеих сторон, а также санкции к исполнителю в случае неправильного оформления документов. Если же руководитель хочет быть в курсе того, как контрагент осуществляет свои обязательства, то такую возможность также стоит указать в договоре. Естественно, необходимо точно оговорить график документооборота — сроки подготовки и подачи документации в контролирующие органы. Также стоит подробно описать полномочия и контактные данные тех лиц, кто занимается бухгалтерией предприятия, и периодически запрашивать отчеты о проделанной работе. Эта информация позволит контролировать аутсорсера в текущем режиме.
Эксперты отмечают важную деталь, из-за которой часто происходят неприятные коллизии. Поскольку глава предприятия не всегда досконально владеет вопросами учета, он может попросту забыть включить в договор пункт о том, что помимо бухгалтерского учета аутосорсер обязан проводить и налоговое администрирование. «Периодически мы сталкиваемся с такими ситуациями, когда аутсорсер, добросовестно выполняя условия договора, ведет только бухгалтерию, — говорит Максим Бессмертный. — В нашей практике немало случаев, когда компания платит аутсорсеру 1 тыс. рублей за обслуживание и очень довольна, а спустя некоторое время вдруг выясняется, что начислены огромные налоги и пеня. Для некоторых игроков необходимость выплачивать эти суммы оказывалась непосильным бременем, и они попросту сворачивали свою деятельность. А ведь аутсорсер ни на шаг не отступил от пунктов договора».
Еще один существенный момент: первичную документацию в компании все же должен составлять специалист. «Зачастую ответственность по договору прописывается плохо, — отмечает Максим Бессмертный. — В лучшем случае в нем указывают, что аутсорсер ведет бухучет на основании первичной документации, предоставленной участниками хозяйственной деятельности. А вот сама первичная документация порой содержит множество ошибок и неточностей». В результате сторонний бухгалтер выполняет свою часть работы, используя неверную информацию. При этом он ни за что не отвечает, ведь по российскому законодательству вся ответственность вплоть до уголовной (например, в случае предоставления налоговой декларации с заведомо ложными сведениями) ложится на руководителя предприятия. Минимальное наказание за подобные нарушения — денежный штраф в несколько сотен тысяч рублей.
Иными словами, прежде всего сам руководитель предприятия должен четко понимать, какого рода обслуживание он хочет получить от стороннего бухгалтера или аудитора.
Комментарии экспертов
Мария Раздорова,
владелец фермерского хозяйства в Ростовской области
Три года назад я занялась разведением гусей. И хотя я индивидуальный предприниматель на упрощенной системе налогообложения, так что объемы работы не слишком большие, сразу стало понятно, что возможности самостоятельно заниматься бухгалтерией у меня не будет. Нанимать штатного бухгалтера не имело смысла. По подсказке друзей решила привлечь удаленного бухгалтера. Но первый опыт оказался неудачным — мне попался не очень хороший специалист. Да и сама я допустила ошибку, не заключив договор на обслуживание, — наши взаимоотношения с бухгалтером были построены на доверии. Зато теперь я поняла, что так работать слишком рискованно, и обратилась в небольшую специализированную компанию, обслуживающую многих местных индивидуальных предпринимателей. Сотрудничаю с ними уже год, в целом довольна, так как претензий со стороны налоговых органов не поступает.
Андрей Сахаров,
аналитик ИК «Инвесткафе»
Принято считать, что выгоднее всего бухгалтерию на аутрсорсинг отдавать предприятиям, находящимся на «упрощенке». Но сейчас с такой формой все активнее начинают конкурировать дистанционные системы онлайн-обслуживания через интернет. Упрощенная система действительно становится удобнее в работе. Уже есть целый ряд сайтов с встроенной системой интернет-бухгалтерии. Такие программы не только автоматически формируют отчетность после ввода данных, но и напоминают пользователю обо всех налоговых датах, которые касаются его как налогоплательщика. Некоторые банки предлагают льготные услуги — одновременно с открытием счета предприниматель может пользоваться подобным сервисом, который интегрирован с банковским счетом и имеет регламентированные связи с налоговой инспекцией. Стоимость пользования услугой сопоставима с оплатой труда того же удаленного бухгалтера — 1-3 тыс. рублей в месяц. Но при этом такая услуга удобнее и значительно экономит время.
Татьяна Тихомирова,
директор CSL Consulting
Удаленным облуживанием бухгалтерии чаще всего пользуются, конечно же, небольшие компании — и те, кто находится на упрощенной системе налогообложения, и те, кто на основной. Впрочем, услуга бухгалтерии на аутсорсинге может оказаться привлекательной для предприятия любого размера и формы собственности. Однако я бы не советовала пользоваться аутсорсингом бухгалтерии тем организациям, в работе которых часто возникают ситуации, которые считаются сложными с точки зрения налогового и бухгалтерского учета. Например, у компании может быть «сложная касса» —
несколько кассовых аппаратов и даже терминалов. При большом потоке средств через них часто происходит возврат товара как от физических лиц, так и от организаций; бывает, что в таких компаниях средства отправляют различными переводами. Все это сильно усложняет бухгалтерские операции, и серьезно повышается риск того, что сторонний специалист допустит ошибку. Таким компаниям лучше иметь штатного бухгалтера, который может отследить все нюансы в текущем режиме.
Текст: Ольга Венседорина