Верн Харниш
Основатель всемирной предпринимательской организации EO (Entrepreneurs’ Organization), руководитель учебных программ для предпринимателей в Массачусетском технологическом институте (MIT), основатель и CEO компании Gazelles Inc.
1) Откажитесь от политики открытых дверей
Вы никогда не сможете сосредоточиться на задачах, критически важных для развития вашего бизнеса, если каждому из ваших сотрудников будет разрешено в любую минуту плюхнуться рядом с вами и обсудить все, что его волнует. Выделите один час в день на общение с командой — и закройте свою дверь на все остальное время. Вы поразитесь тому, насколько больше вы сможете выполнить. А ваши сотрудники приобретут ценнейший навык — научатся улаживать возникающие конфликты самостоятельно.
2) Цифровые технологии не должны отвлекать
Автоматизируйте небольшие задачи, на которые распыляется ваше внимание. Используйте сервисы, подобные IFTTT или Zapier, чтобы, например, выставлять счета или публиковать записи в блоге, — советует Ари Мейсел, автор книги «Меньше дел, больше жизни». Не тратьте время, перелопачивая ящик электронной почты в поисках старых писем, на которые вы не успели сразу ответить. Используйте надстройку FollowUp.cc, которая позволяет вам переслать важное сообщение самому себе, чтобы отсрочить выполнение задачи. «Это мой главный инструмент повышения продуктивности», — уверяет Мейсел.
3) Группируйте однородные задачи
Если ваш ум постоянно скачет между разнородными задачами, продуктивность снижается. Дисциплинируйте себя — объединяйте однородные задачи и назначайте для их выполнения одно и то же время каждую неделю или каждый месяц. Команда аккаунт-менеджеров одного из наших клиентов была вынуждена постоянно прерывать работу над проектами, чтобы отвечать на вопросы клиентов. Мы предложили, чтобы сотрудники проактивно запланировали ежемесячный сеанс связи с каждым из клиентов для обсуждения всех возникающих вопросов. Благодаря этому сотрудники смогли полностью сконцентрироваться на проектах — а клиентов приучили докладывать обо всех проблемах во время одного звонка. Знаете, что оказалось самым классным? Клиенты восприняли это как повышенную заботу о них.
4) Упростите планирование рабочего времени
Вам или вашему помощнику может запросто потребоваться отправить семь сообщений по электронной почте, чтобы запланировать одну встречу или даже телефонный звонок. Сколько времени и нервов тратится впустую! Этих непродуктивных затрат можно избежать, используя сервис ScheduleOnce, позволяющий вам открыть доступ к своему «общественному» ежедневнику, чтобы ваши контакты могли сами выбрать подходящее время с первой попытки. «Вы можете заранее определить свои «приемные часы», — говорит Мейсел.
5) Охраняйте свой сон
Чтение с экранов электронных устройств на ночь может нарушить ваш сон из-за излучаемого ими «холодного» света. Это может показаться вам идиотизмом, но когда вы читаете с экрана планшета или смартфона перед сном, попробуйте надевать солнцезащитные очки, блокирующие голубой диапазон спектра. Уж лучше потерпеть насмешки со стороны членов семьи, чем начинать следующий день рассеянным и дезориентированным. Какой смысл использовать инструменты для повышения продуктивности, если ваши мысли путаются?