• Партнеры
• Консультанты
• Интервью online
• Опыт читателей
• Mybiz-club

Это больше, чем книга по тайм-менеджменту. Это концепция эффективности для тех, кто хочет добиваться все лучших результатов, но без стрессов. Такое возможно, утверждает автор, если научиться отделять важные дела от второстепенных, правильно ставить цели, планировать задания и экономить время

Вроде бы речь идет о прописных истинах. Однако часто ли вам удается их придерживаться? Дэвид Аллен знает, как этого все же добиться. Он предлагает простые, но эффективные методы, которые можно поделить на две группы. Первая предполагает объединение всех задач, которые предстоит выполнить, в логически упорядоченную и надежную систему. Эти методики позволяют избавиться от гнетущего чувства, что вы ничего не успеваете, и освободить свой мозг для плодотворной работы. Другие нацелены на то, чтобы научиться планировать свои действия в различных жизненных ситуациях.

Как уверяет автор, грамотное решение проблем базируется на трех принципах.
1. Если что-то занимает ваши мысли, то ваше сознание не свободно. Все дела, которые по какой-либо причине вы еще не успели сделать, следует объединить в четкую систему вне вашего сознания (автор называет ее накопительной корзиной), к которой затем следует регулярно возвращаться, чтобы упорядочивать ее содержимое.
2. Необходимо ясно понять, в чем состоит задача, и решить, что нужно предпринять для ее выполнения.
3. Как только вы определили перечень необходимых действий, его следует объединить в систему и затем регулярно к ней обращаться.
Пока незавершенные дела не определены, решения не приняты, а результирующие сведения не упорядочены, ваше сознание не может расслабиться. Следовательно, вас будет угнетать мысль о проблеме, и вам сложнее будет сосредоточиться на ее решении.

5 шагов к контролю над работой

В каратэ даже невзрачные на вид люди могут научиться проламывать доски и разбивать кирпичи голыми руками. Для этого нужна не грубая сила, а только способность быстро наносить сконцентрированный удар. Но напряженный мускул медлителен, поэтому в боевых искусствах учат расслабляться, достигать внутреннего равновесия и спокойствия. А этого очень сложно добиться, не освободив свой разум. Как считает Аллен, такой подход следует использовать и для повышения своей производственной эффективности.
Что определяет нашу продуктивность? Ответ на вопрос довольно простой: адекватная реакция с нашей стороны на обязательства, которые нам предлагается взять на себя. По мнению автора, процесс завоевания контроля над выполняемой работой предусматривает пять этапов:
– сбор воедино всех проблем, занимающих наше внимание;
– уяснение сути проблем, определение шагов, которые необходимо предпринять для их решения;
– обобщение результатов анализа ситуации;
– рассмотрение альтернативных вариантов действий;
– составление программы действий.
Перечисленные этапы позволяют согласовать все моменты, которые занимают наше внимание в каждый конкретный момент. А чтобы их прохождение осуществлялись оптимальным образом, следует понять их динамику, задействовать специальные методы и инструменты.

Откиньте мысли о проблемах

Итак, первым делом нужно собрать воедино и записать все не завершенные на данном этапе вашей жизни дела. В качестве накопителя информации можно использовать корзину для бумаг, записные книжки, флэшки, диктофоны или электронную почту. Выбирайте тот инструмент, который вам удобен. Все они вполне успешно подходят на роль той накопительной корзины, о которой говорит Аллен. В итоге, когда вы ее сформируете, вам будет хорошо видно, какой объем работы предстоит выполнить, и вы не упустите из виду ни одного дела.

Стоит ли что-то делать?

Второй этап – обработка задач. Возможно, какие-то вообще не стоят того, чтобы концентрироваться на них в данный момент. И если это так, то дальше есть три варианта действий:
* вы вообще не будете заниматься этой задачей;
* сейчас вы не будете ничего предпринимать, но позднее, возможно, выполните какие-то действия в этом направлении;
* предмет вашего внимания несет информацию, которая может пригодиться в будущем, и стоит ее как-то пометить.
Если вы говорите себе, что дело стоящее, то необходимо сразу понять, что вы будете делать дальше. Тут опять же можно выделить три пути:
– если действие займет меньше двух минут, его следует выполнить сразу, как только выяснится, что оно необходимо;
– если действие требует больше двух минут, возможно, стоит перепоручить его кому-то из подчиненных;
– если именно вы должны выполнить действие, требующее больше двух минут, его следует зафиксировать в списке (списках) первоочередных задач и определить время выполнения.
Стоит обратить особое внимание на два типа проектов, которые заслуживают хотя бы минимальных усилий в сфере планирования. Первый тип – проекты, для осуществления которых вам необходимо согласовать свои шаги с другими людьми и решить ряд вопросов. Чтобы реализовать их, вам предстоит сделать следующее:
* определить цели проекта;
* нарисовать картину конечного результата;
* провести мозговой штурм, генерирующий новые идеи;
* отсортировать материалы по проекту;
* определить план действий и важнейшие шаги на каждом этапе выполнения проекта.
Второй тип проектов, требующих планирования, – такие, для которых вам могут пригодиться идеи, возникающие спонтанно, в машине, на пляже, во время деловой встречи и т. д. Такие мысли-озарения нужно записывать, чтобы хранить в специальном файле или папке, пока они не понадобятся.
При этом, замечает Аллен, не имеет значения, куда вы поместите свои мысли по проектам. Главное, чтобы они были доступны, чтобы их можно было дополнять и просматривать в случае необходимости. Важно научиться генерировать и использовать идеи, концентрировать свою созидательную энергию на поставленных задачах еще до того, как вам так или иначе придется решать проблему.

Все по плану

Для осуществления многих проектов вам понадобится собирать дополнительную информацию. Аккуратно и своевременно фиксируйте ее. Все детали, планы и сведения, которые могут понадобиться в ходе работы над различными проектами, должны храниться в удобном дл использования виде – в папках, компьютерных файлах, блокнотах или подшивках.
Для контроля за выполнением текущих дел вам потребуется вести бумажный ежедневник или календарь в одной из компьютерных программ. В нем необходимо отмечать три вещи:
* действия, которые следует совершить в определенное время;
* действия, которые следует совершить в определенный день;
* информацию, приуроченную к конкретным датам.
Понадобятся вам и списки первоочередных дел. Любое действие, занимающее более двух минут, которое вы не можете никому передать, нужно где-то фиксировать. Если у вас только два или три десятка подобных дел, то можно хранить напоминания о них в одном списке под названием «Первоочередные действия», к которому вы будете обращаться, как только появится свободная минутка.
Все проблемы, которые требуют активных усилий, как считает Аллан, стоит часто пересматривать, для того чтобы ваше сознание не пыталось постоянно о них помнить и напоминать вам о них. Еженедельный обзор задач – это время сбора и обработки всей рутинной информации, обновления списков дел, их упорядочения, уточнения и завершения.
Существует семь основных типов материала, который требуется отслеживать и контролировать с организационной точки зрения: список проектов; сопутствующие материалы по проектам; действия и сведения, занесенные в календарь; списки «Первоочередные шаги»; список «Ожидания»; справочные материалы; список «Когда-нибудь/может быть».

Время действовать

Основная цель управления рабочим процессом – принятие правильных решений в любой момент времени. Автор разработал три модели, которые можно для этого применить.
Первый способ. Дела, которые необходимо выполнить, следует отбирать из текущего потока задач на основе четырех критериев. Сначала следует оценить контекст, в котором появилась задача. Дайте ответ на вопросы, с решением каких других задач она связана, насколько она важна. Затем оцените, какой запас времени и энергии потребуется для выполнения этой задачи. И на основе этой информации определите ее приоритет.
Второй способ. Думать о целях предстоящей работы в последнюю очередь. Не важно, решаете вы запланированные задачи, боретесь с проблемами по мере их появления или планируете дальнейшую работу – вы должны быть уверены, что контекст, временные рамки и запас энергии позволяют вам выполнить новую задачу, и не одну. Это главное.
И наконец, третий способ – так называемая шестиуровневая модель анализа собственной работы. Сосредоточение внимания только на долгосрочных целях, к сожалению, не позволяет воплотить в жизнь подавляющее большинство повседневных решений и замыслов. Важно контролировать все уровни рабочего процесса. Только в этом случае появляется возможность решать задачи не с наскока, а более обстоятельно, и испытывать при этом моральное удовлетворение. Проводя аналогию со стандартами, принятыми в авиации, Дэвид Аллен предлагает расставлять свои приоритеты следующим образом:
* 50 000 футов и выше: вся жизнь;
* 40 000 футов: временной промежуток от трех до пяти лет;
* 30 000 футов: цели, для достижения которых требуется от одного до двух лет;
* 20 000 футов: основная сфера ответственности, в которой вы хотите достичь результатов;
* 10 000 футов: текущие проекты, краткосрочные результаты, которые вам важно получить;
* взлетная полоса: текущие действия, список всех срочных действий, которые вам необходимо предпринять.

Жизнь с белого листа

Если вы прониклись идеями автора и настроились на полномасштабное внедрение методики управления рабочим процессом, то спрашиваете себя: «С чего начать?» Ален советует обратить внимание на создания комфортного рабочего пространства, в том числе и у себя дома. Для этого вам понадобится пара дней и ряд базовых ресурсов: лотки для бумаг (хотя бы три штуки); пачка простой бумаги формата А5; ручка или карандаш; самоклеящиеся листки; скрепки; папки для бумаг; ежедневник; корзины для мусора и т. п.
После этого можно переходить к обработке и сортировке проблем. Главное, чтобы при этом вас не отвлекала бесформенная масса рутинных задач, которые по-прежнему ожидают вашего решения где-то неподалеку. Первое, что надо сделать, – оглядеться вокруг и положить всю информацию по нерешенным проблемам в одну «корзину».
На этапе обработки проблем вы можете столкнуться с одним или несколькими из следующих затруднений:
* у вас накопилось гораздо больше материала, чем может поместиться в одну «корзину»;
* вы можете сразу перескочить на этап чистки и упорядочения материала;
* определенная часть рутинных проблем уже собрана и упорядочена;
* возможно, есть какие-то важные проблемы, которые не следует откладывать на потом.
Нужно также собрать все, что может находиться в оперативной памяти вашего мозга. Автор советует записывать каждую мысль, каждую идею, каждый проект или замысел, который у вас возникает, на отдельном листке бумаги.
Как только вы соберете в одном месте все важные для вас дела, вы автоматически перейдете в рабочее состояние повышенной концентрации внимания и контроля.
Ну, а после того как все занимающее ваше внимание собрано воедино, начинайте разбирать проблемы одну за другой, чтобы добраться до дна «корзины». Делайте все по порядку, никогда и ничего не возвращайте в «корзину» назад. Это кропотливая работа. Но если вы сделаете ее, то результаты вас, безусловно, порадуют. Ведь вы:
– избавитесь от всего ненужного;
– выполните все действия, занимающие менее двух минут;
– передадите другим людям все задачи, которые можно им передать;
– упорядочите свою систему управления делами,
– напомните себе о делах, на которые требуется более двух минут;
– наметите, основываясь на новой информации, самые серьезные задачи и проекты.
Однако просто создать порядок на рабочем столе – одного этого явно недостаточно. Вам следует постоянно анализировать свою жизнь и работу. Как часто стоит обновлять свою систему управления делами? Как обеспечивать ее бесперебойную работу? Решайте сами, ориентируясь на свой здравый смысл и требования ситуации. Например, календарь вы можете обновлять ежедневно, а к другим спискам задач обращаться раз в несколько дней или раз в неделю.

План: шаг за шагом

Такое планирование жизни и работы вносит ясность, стимулирует обязательность, увеличивает производительность и расширяет возможности. И таких же результатов позволяет добиться методичное определение реальных целей, к которым вы стремитесь, и конкретных задач, которые необходимо выполнить для их достижения.
Все взаимосвязано, уверяет Дэвид Аллен. Вы не можете точно наметить нужный шаг, если вам неизвестен требуемый результат, если поставленная цель далека от реальности и если вы не знаете, какие действия необходимы для ее достижения.
И напротив, когда ваша деятельность направлена на постоянное упорядочение всего материала, который на всех уровнях попадается вам под руку, в вашей работе появляется гармония и вы добиваетесь небывалых результатов. В этом случае ваша производительность достигает невиданных высот.
Чтобы не сбиться с курса, вам понадобится ряд навыков, которые, возможно, еще не вошли в привычку:
– умение высвобождать мысли из головы и в каком-то виде фиксировать;
– определять предстоящие действия и результаты, когда проблемы только появляются на радаре, а не позже;
– регулярно пересматривать и обновлять полный список всех незамкнутых циклов в своей работе и жизни.
И напоследок несколько советов от автора о том, как начать продвигаться вперед.
– Подготовьте к работе собственный инструментарий для повышения личной организованности. Приведите в порядок свое рабочее место. Заведите «корзины» для входящих данных. Купите для ведения списков задач хороший блокнот-органайзер – такой, с которым вам будет приятно работать. Кроме того, автор рекомендует внедрять любые изменения, которые, на ваш личный взгляд, могут улучшить рабочую обстановку вокруг вас. Повесьте картины, купите красивые ручки, выбросьте мусор – все это будет хорошим началом
– Поделитесь с кем-то еще любыми ценными навыками, извлеченными из книги «Как разобраться с делами». Это самый быстрый способ их закрепить.
– Пролистайте эту книгу через три-шесть месяцев. Вы найдете в ней моменты, упущенные при первом прочтении, и многие истины откроются вам заново.

Об авторе

Дэвид Аллен – ведущий консультант таких организаций, как журнал New York Life, Мировой банк, Фонд Форда, L.L. Bean и ВМС США. Он проводит мастер-классы по вопросам тайм-менеджмента для частных лиц и организаций по всей Америке, включая большинство компаний из списка Fortune-500. Его статьи публикуются в Fast Company, Fortune, Los-Angeles Times, New York Times, Wall Street Journal.
www.davidco.com